segunda-feira, 2 de abril de 2012

Leve todos seus e-mails pro Gmail! - Parte 1

Esse post vai ser dividido em 2 partes:

Parte 1 - fazer outros e-mails que você tem chegarem todos no Gmail, de forma que você só precise acessar o Gmail pra ter acesso a todos seus endereços de e-mail. Por exemplo, você tem um e-mail antigo que algumas pessoas ainda usam, e é um saco ficar tendo que dar uma olhada nesse e-mail de vez em quando. A solução é fazer o Gmail receber esses e-mails e tudo vai estar num lugar só. Isso foi só um exemplo, você pode ter outras razões pra ter outros e-mails, e querer ter um só ponto de acesso a todos eles;

Parte 2 - você tem uma boa quantidade de e-mails baixados no seu computador, pois antigamente (e ainda hoje muita gente usa assim), a gente tinha todos um programa de e-mail instalado no computador, como o Outlook, e esse programa era configurado para receber os e-mails do servidor (serviço de e-mail como terra, uol, etc...). Na verdade os e-mails são baixados pro computador, eles saem do servidor, não ficando mais na Internet, e sim no nosso computador. Aqui vou ensinar como fazer os e-mails que estão só no seu computador voltarem pra Internet e ficarem de novo disponíveis online.

Já fiz esses procedimentos algumas vezes, pra mim mesmo, pro meu pai, e agora o que motivou o post foi a minha mãe, que passou a ser usuária do iPhone e tem um novo Gmail. Ela viaja bastante e precisa ter acesso aos e-mails dela tanto profissionais quanto pessoais de qualquer lugar, pois as vezes precisa acessar informações pra resolver coisas quando está por aí mundo afora, seja em outro continente ou no interior do estado. Pra facilitar a vida dela, e pra que ela pudesse ter acesso a todos os e-mails dela em um lugar só, os e-mails profissionais dela são agora recebidos diretamente no Gmail. Com isso ela agora só precisa acessar o Gmail pra ver todos os e-mails que ela precisa conferir no dia, ao invés de ter que acessar o Gmail pros e-mails pessoais e o webmail da empresa pros profissionais. Ou ainda algum outro webmail pra alguma outra conta de e-mail que poderia também ter sido configurada pra ser recebida no Gmail.

Além disso, todos os e-mails que ela tinha no notebook dela usando Outlook, foram todos baixados do servidor (em termos nerd: usando protocolo POP3), ou seja, quando ela viajava sem notebook, não tinha acesso a eles, pois só estão disponíveis no notebook dela. De forma não muito complicada é possível fazer com que todos esses e-mails que estão baixados no notebook dela passem pro Gmail, ficando assim acessíveis online, e consequentemente, disponíveis em qualquer lugar do mundo, de qualquer pc com acesso Internet. De qualquer PC ou de qualquer aparelho móvel (iPhone, Android, iPad, iPod touch, etc...) com acesso Internet. 

No caso dela, facilitou o acesso aos e-mails no iPhone, pois foi só configurar a conta do Gmail no iPhone, e ali ela tem acesso a todos os e-mails dela (tanto de outras contas de e-mail que agora chegam no Gmail, quanto dos e-mails que antigamente ela só tinha no pc e que agora estão novamente na Internet).

Existem basicamente 2 jeitos de gerenciar ou acessar os seus e-mails:

- usar um webmail, ou seja, entrar num site onde se coloca um nome de usuário e uma senha e se tem acesso aos e-mails (como é o Gmail ou então qualquer outro webmail), ou

- usar um programa de e-mail, o que a maioria conhece é o Outlook.

Indo um pouco mais além, para quem usa programa de e-mail, como o Outlook, existem 2 modalidades:

- baixar os e-mails do servidor (que é o seu serviço de e-mail, pode ser o terra, o uol, o gmail mesmo, etc...) para o computador, o que significa que os e-mails não estão mais na Internet, estão agora apenas no seu computador (de novo em termos nerd: usando protocolo POP3). O único jeito de ter acesso a eles é no seu computador, ou

- configurar o programa de e-mail para apenas sincronizar os e-mails com o servidor, ou seja, apenas replicar ou mostrar o que tem no servidor (em termos nerd: usando protocolo IMAP), de forma que tudo fica na Internet. Assim além do Outlook, se tem acesso aos e-mails de qualquer lugar do mundo pela interface de webmail do seu serviço de e-mail. Se você ler um e-mail no Outlook, o Outlook sincroniza essa informação com o serviço de e-mail, e quando você acessar o seu e-mail pelo webmail, esse e-mail vai aparecer como já lido lá também, mesma coisa para se deletar um e-mail, etc.

Não custa reforçar ainda que quem usa Outlook no seu computador e baixa os e-mails do servidor com protocolo POP3, ainda fica vulnerável ao fato de que se não tiver backup (cópia de segurança) dos seus e-mails em algum outro lugar (cd, dvd, hd externo, etc...), se o notebook for roubado por aí vai perder tudo...sendo que se os e-mails estiverem na Internet, podem levar o notebook, que ele é só uma ferramenta de acesso, o importante que são os e-mails, estão a salvo na Internet e acessíveis de qualquer lugar.

Vamos pra parte prática!

"Eu tenho um e-mail seuemail@terra.com.br, outro e-mail seuemail@fazdecontaqueexiste.com, e quero que os e-mails que são enviados pra esses endereços cheguem todos no Gmail, assim eu só preciso abrir o Gmail pra ter acesso a todos meus e-mails, como eu faço?"

Obviamente esses e-mails eu inventei agora...

Para ter isso tudo no Gmail é preciso configurar o coletor de e-mails no Gmail. Eu vou dar uma breve explicação abaixo com o exemplo do terra, mas aqui você encontra mais informações de como fazer isso na página de ajuda oficial do Gmail: http://support.google.com/mail/bin/answer.py?hl=pt-BR&answer=21288

O primeiro passo é acessar o seu Gmail. Feito isso, tem que ir nas Configurações ou Settings em inglês.

Clique na imagem para ver ela em tamanho maior.


Uma vez na área de configurações, é preciso acessar a parte de Contas ou Accounts em inglês. Dentro da guia Accounts, vai estar disponível a opção de adicionar uma conta POP3. Clique ali.

Clique na imagem para ver ela em tamanho maior.

Ao clicar ali, vai abrir uma janelinha popup para realizar o processo de adicionar uma conta POP3 (que significa que os e-mails serão baixados dessa outra conta pro Gmail).

Clique na imagem para ver ela em tamanho maior.

Preencha o endereço de e-mail que quer trazer pro Gmail e clique em Próximo ou Next Step.

Clique na imagem para ver ela em tamanho maior.

Agora vai ser preciso inserir o seu nome de usuário e a sua senha dessa outra conta de e-mail. No caso do Terra, o nome de usuário é na verdade o seu e-mail completo, nesse exemplo: seuemail@terra.com.br

Vai ser preciso também conferir se a configuração de servidor está correta. Geralmente o Gmail já traz isso certo, mas como se faz isso? É preciso buscar essa informação na sua outra conta. Nesse exemplo é o Terra, então temos que descobrir como configurar o POP3 do Terra. Se procurar no Google algo como "como configurar conta do Terra no Outlook", vai encontrar essa informação: http://duvidas.terra.com.br/duvidas/898/como-configurar-e-mail-no-ms-outlook-2007/

Aqui podemos ver que o servidor do terra é pop.terra.com.br mesmo, como o Gmail já identificou automaticamente, e a porta para POP3 é mesmo 110, como o Google já identificou. Nesse exemplo não precisamos alterar essas informações na configuração do Gmail. 

Feito isso, clique em Add Account ou o que deve ser Adicionar conta em português, e o Gmail vai tentar verificar se o nome de usuário e senha fornecidos estão corretos, se estiverem, vai adicionar a conta. Feito isso, o Gmail já vai começar a buscar os e-mails dessa outra conta.

Agora, ainda na guia Contas dentro das Configurações do Gmail, temos algumas opções sobre como enviar e-mails. Como podem ver abaixo:

Clique na imagem para ver ela em tamanho maior.

Você pode definir uma das contas de e-mail (um dos seus endereços) como padrão.

O que isso significa?

Significa que por padrão, quando for redigir um novo e-mail, ele vai ser enviado como sendo desse endereço que você definiu como padrão. Mais abaixo existe uma configuração pra quando você for responder e-mails. Pode optar por responder com o mesmo endereço para o qual o e-mail foi enviado ou responder sempre com o e-mail padrão. Se você tem 2 contas, por exemplo, uma profissional e outra pessoal, pode querer responder os e-mails com os respectivos endereços. Agora, se você está tentando se desfazer de um e-mail, está avisando os seus contatos que mudou para um novo Gmail, e quer responder tudo usando só o endereço novo do Gmail, defina o endereço do Gmail como padrão e escolha a opção responder sempre com o endereço padrão ou Always reply from default address em inglês, assim aos poucos todo mundo vai percebendo que você mudou de e-mail e com algum tempo você pode com segurança de desfazer do endereço antigo.

A parte 2, que é como fazer com que todos os seus e-mail que já foram baixados pro computador um dia, pro Outlook ou outro programa de gerenciamento de e-mails, fica pra um próximo post em breve!

Deixo aqui o link para a página de ajuda oficial do Gmail com mais informações:

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